PLC_CADL_034 : รายงานบอร์ดบริหาร GE ครั้งที่ ๑/๒๕๕๗ (๑)

วันที่ ๖ เดือนพฤษภาคม ๒๕๕๗ จะมีการประชุมบอร์ดบริหารของ GE ฝ่ายงานการประชุมบอกว่า ต้องส่งวาระก่อนหนึ่งอาทิตย์ ผมคิดว่า งานของ CADL ที่ทำมา น่าจะนำเข้าเป็นวาระแจ้งให้บอร์ดทราบ เพราะหลายประเด็นอาจเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในระดับนโยบายในการพัฒนา GE ต่อไป

วาระแจ้งเพื่อทราบ

เรื่องที่จะรายงานต่อบอร์ด GE มี ๓ เรื่อง ได้แก่

๑) ผลการสัมมนาแลกเปลียนเรียนรู้บุลคลากร GE ประจำปี ๕๗
๒) ผลการขับเคลื่อนปรัชญาของเศรษฐกิจพอเพียงสู่สถานศึกษา อีสานตอนบน และกับ สพม. ๒๖
๓) ผลการขับเคลื่อนชุมชนเรียนรู้ครูเพื่อศิษย์ (PLC) ประจำปี ๒๕๕๗

ดังมีรายละเอียด ดังนี้

๑) ผลการสัมมนาแลกเปลียนเรียนรู้บุลคลากร GE ประจำปี ๕๗

GE มีภารกิจ ๓ ด้านหลัก ได้แก่ ๑) จัดการเรียนการสอนรายวิชาศึกษาทั่วป ๓๐ หน่วยกิต ๒) งานสนับสนุนการจัดการเรียนการสอน ๓) ส่งเสริมกิจกรรมพัฒนาคุณลักษณะที่พึงประสงค์ และบริหารจัดการเป็น ๓ กลุ่มงาน ได้แก่ ๑) กลุ่มางานวิชาการ รับผิดชอบทำภารกิจข้อแรก ๒) กลุ่มงานสารสนเทศ รับผิดชอบดูแลภารกิจสองข้อหลัง และ ๓) กลุ่มงานแผนและยุทธศาสตร์ ทำหน้าที่อำนวยการระบบและกลไกสนับสนุนให้สองกลุ่มงานแรกทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกๆ ปี GE จะจัดกิจกรรมสัมมนาและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างบุคลากร เพื่อถอดบทเรียนการทำงานตลอดปีที่ผ่านมา ระดมและวิเคราะห์ปัญหา และร่วมกันหาวิธีแก้ไข พัฒนาศักยภาพของตนเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน  ตลอดจนสร้างสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคลากร ยกระดับจิตใจให้รักสามัคคี ร่วมสร้างองค์การแห่งการเรียนรู้ที่ดีด้วยกัน

ปีนี้จัดแบ่งออกเป็น ๓ เวที ตามกลุ่มงาน เป็นการสัมมนานอกสถานที่ กลุ่มสารสนเทศและกลุ่มแผนฯ ไปที่ VAREE VALLEY จ.ขอนแก่น (ใกล้เขื่อนอุบลรัตน์) กลุ่มงานวิชาการไปที่สำนักงานพัฒนาเขื่อนลำปาว จ.กาฬสินธุ์ สรุปผลในภาพรวมจัดว่าระดับดีมาก โดยมีปัญหาและข้อเสนอแนะจากฝ่ายปฏิบัติต่อบอร์ด GE ดังนี้

กลุ่มงานวิชาการ 

๑) ปัญหาเรื่องระบบระเบียนล่ม

ปัญหาระบบลงทะเบียนล่มในการลงทะเบียนช่วงที่ ๒ (เพิ่มถอน) ทำให้ GE ต้องเตรียมจุดบริการ One Stop Service เพื่อให้บริการการลงทะเบียนเรียนทีละคน เมื่อรวมกับกลุ่มนิสิตที่ขาดความรู้ความเข้าใจในการลงทะเบียนและนิสิตตกค้างเทียบโอน ฝ่ายวิชาการต้องรองรับนิสิตจำนวนมากถึง ๘๐๐๐ คนต่อเทอม (๘๐๐ คน/วัน นานประมาณ ๒ อาทิตย์)

ข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหา ที่เสนอโดยบุคลากรได้แก่

• รับและฝึกนิสิตช่วยงาน
• จัดทำแบบฟอร์มเพื่อให้นิสิตได้ศึกษาขั้นตอนและเตรียมหลักฐานได้อย่างถูกต้อง
• จัดทำโครงการประชาสัมพันธ์ ปฐมนิเทศน์ เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับรายวิชาศึกษาทั่วไป และสร้างความตระหนักต่อการเรียนรายวิชาศึกษาทั่วไป (GE Day)
• จัดให้มีคลีนิก GE เพื่อสร้างกระบวนการเรียนรู้อย่างมีส่วนร่วม และส่งเสริมการเรียนรู้สืบค้นด้วยตนเอง โดยให้นิสิตเป็นศูนย์กลางในการเรียนรู้

๒) ปัญหานิสิตไม่สามารถลงทะเบียนเรียนได้

ลักษณะของปัญหามี ๒ ลักษณะ ได้แก่  จำนวนที่นั่งเรียนไม่เพียงพอในรายวิชาที่นิสิตต้องการลงทะเบียน และจำนวนนิสิตที่ลงทะเบียนมีจำนวนน้อยเกินไปจนต้องปิดกลุ่มเรียนเหรือปิดรายวิชานั้น ตามหลักแล้ววิธีการแก้ปัญหาจะต้องเพิ่มรายวิชาหรือไม่ก็ต้องเพิ่มกลุ่มเรียน แต่ด้วยระเบียบของ GE ที่กำหนดให้จำนวนนิสิตต่ออาจารย์ต่อภาคการเรียนต้องไม่เกิน ๖๐๐ คน ซึ่งเป็นข้อกำหนดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของการจัดการเรียนรู้ บุคลากรบางท่านจึงเสนอให้เพิ่มเพดานของจำนวนนิสิตดังกล่าว

ด้วยส่วนตัว ผมคิดว่า GE ควรเปิดโอกาสและส่งเสริมให้คณาจารย์ในมหาวิทยาลัยที่สนใจ เข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนารายวิชา (รวมถึงหลักสูตร GE) และร่วมเป็นอาจารย์ผู้สอนให้มากขึ้น และจัดให้มีการจัดจ้างและฝึกอบรมอาจารย์ผู้ช่วยสอน (TA) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการเรียนการสอน


๓) ปัญหาด้านการบริการ


 ภาพรวมของงานบริการวิชาการแสดงดังภาพ

เริ่มจากการจัดการเรียนการสอนรายวิชาศึกษาทั่วไป เริ่มจากที่ต้องมีหลักสูตร (ลส.) บอร์ดบริหารสั่งเปิดสอน (ปส.) ในแต่ละเทอม ซึ่งต้อง จัดตารางเรียน (ตร.) ตารางสอบ (ตส.) เมื่อพร้อมก็เปิดให้นิสิตมาลงทะเบียนเรียน (ลท.) งานต่อมาคืองานประเมินผลซึ่งทั้งหมดเป็นงานทดสอบ เริ่มจากงานกำหนดเลขที่นั่งสอบ (ลส.) รับต้นฉบับข้อสอบจากอาจารย์ผู้ประสานงานรายวิชามาทำข้อสอบ (ทส.) เท่ากับจำนวนก่อนจัดสอบซึ่งทุกคนใน GE ต้องช่วยกัน ปัญหาที่เผชิญอยู่อย่างหนึ่งซึ่งเบิร์ดรับผิดชอบเองโดยตรงคืองานจัดสอบสาย (สส.) (หัวข้อนี้เราคุยกันนานมากในอีกสองวันต่อมา) งานต่อมาคืองานตรวจข้อสอบ (ตข.) วิเคราะห์ข้อสอบ (วส.) และเมื่อพบว่าข้อสอบข้อใดได้มาตรฐาน ก็จัดเก็บเข้าคลังข้อสอบ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการความรู้ (KM)

ปัญหาด้านการบริการแก่นิสิตจะเกิดขึ้นในช่วงการลงทะเบียนเรียน ส่วนปัญหาด้านการบริการสำหรับอาจารย์ที่ถูกร้องเรียนคือ การไม่เคารพศักดิ์ศรีความเป็นอาจารย์ และการไม่ให้ความเคารพอาจารย์ในการบริการ วิเคราะห์จากระบบการทำงานแล้ว น่าจะมาจากงานเปิดสอนที่ต้องติดตามเอาเอกสาร มคอ. ต่างๆ กับอาจารย์ และงานทำข้อสอบ ที่ต้องติดตามเอาต้นฉบับข้อสอบจากอาจารย์ ซึ่งต้องติดต่อโดยตรงทางโทรศัพท์  นอกจากนี้แล้วบุคลากรยังสะท้อนให้เห็นพฤติกรรมเชิงอัตตาถือตัวและวางอำนาจของอาจารย์บางท่านเองด้วย

บุคลากรได้เสนอที่จะจัดระบบจอดรถใหม่ โดยให้บุคลากรทั้งหมดไปจอดรถด้านตะวันตกของตึก เพื่อให้จัดให้บริเวณตะวันออกของตึกเป็นที่จอดรถของอาจารย์และผู้มาติดต่อสำนักงาน GEและเสนอให้จัดทำห้องรองรับอาจารย์ผู้สอน เพื่อเป็นที่พักระหว่างรอสอน แลกเปลี่ยนเรียนรู้ และศึกษาผลการดำเนินงานต่างๆ ของ GE ดังผังด้านล่าง (ใช้งบประมาณประมาณ ๔๐๐,๐๐๐ บาท)

กลุ่มงานสารสนเทศ

งานของกลุ่มงานสารสนเทศ  คือ การสนับสนุนฝ่ายวิชาการในการจัดการเรียนการสอนให้ดีที่สุด น่าจะแบ่งได้เป็น ๓ ส่วนหลัก ได้แก่ ๑) ส่วนห้องเรียน ๒) ส่วนบรรยากาศการเรียนรู้นอกห้องเรียน และ ๓) ส่วนสนับสนุนระบบประเมินผลและเครือข่ายวิชาการฯ

ระบบส่วนงานการจัดการอาคารเรียนรวมแสดงดังผังด้านล่าง เมื่อฝ่ายวิชาการเปิดให้นิสิตลงทะเบียนเรียนและจัดตารางเรียนตารางสอนรวมทั้งตารางสอบ ฝ่ายสารสนเทศจะจัดห้องเรียนรวม โดยมีเจ้าหน้าที่บริการ (บร.) ประจำอาคาร ทำหน้าที่ดูแลสื่อโสตและอุปกรณ์ในห้อง คอยสแตนบายให้บริการทางโทรศัพท์ให้อาจารย์ผู้สอนตลอดเวลาทำการ โดยทำงานร่วมกับแม่บ้าน (มบ.) ในการดูแลความเรียบร้อยและความสะอาดน่าเรียนปลอดภัย

ปัญหาใหญ่ๆ ที่บุคลากรสะท้อนมา แบ่งได้เป็น ๔ ประการ ที่ต้องแก้ไขแบบเร่งด่วน ได้แก่

• ปัญหาเรื่องห้องเรียน
• ปัญหาเรื่องห้องน้ำตึก RN
• ปัญหาเรื่องลิฟท์ (Lift) ตึก RN
• ปัญหาอินเตอร์เน็ต

สำหรับปัญหาเกี่ยวกับห้องเรียนรวมและการให้บริการต่ออาจารย์ สรุปสิ่งที่จะนำมาปฏิบัติได้ดังนี้

๑)  บร. ดำเนินการที่ตนเองได้เสนอวิธีแก้ไขไว้ คือ ซ่อมแซมและจัดการให้วัสดุอุปกรณ์ในห้องเรียนให้เรียบร้อย
๒) หัวหน้าสำนักงานฯ ดำเนินการจัดซื้อไดโว่สูบน้ำ ๒ เครื่องให้ฝ่าย รลส. ทันที ส่วนเรื่องซื้อรถใหม่ ให้นำไปพิจารณาต่อไปใน KM ผู้บริหาร
๓) ให้ บร. เข้าพบอาจารย์ผู้สอนทุกชั้นเรียนใน ๒ อาทิตย์แรกของภาคการศึกษาหน้า เพื่อทำการบริการ/แนะนำ/สอน วิธีการใช้อุปกรณ์และสือการเรียนการสอน จนอาจารย์สามารถเปิดใช้งานได้ด้วยตนเอง
๔) จัดให้มีการ KM ย่อย ของทีม บร. ทุกเดือน (ดำเนินการอยู่แล้ว) 
๕) ให้หัวหน้า บร. จัดทำระบบควบคุมคุณภาพ (QC) โดยจัดให้มีแบบฟอร์มตรวจเช็ควัสดุอุปกรณ์ตลอดจนคุรุภัณฑ์ แล้วให้ บร.ประจำห้องเรียนตรวจสอบ ส่งมอบข้อมูลให้ในที่ประชุม KM ย่อยของ บร. ก่อน หัวหน้าฯ ส่งต่อและรายงานต่อหัวหน้าสำนักงานฯ เพื่อสั่งการหรือคุยใน KM ผู้บริหารต่อไป
๖) ให้ทุกคนยึดแนวทาง "ยิ้ม" "พูดจาไพเราะ" และปฏิบัติต่อ อจ. อย่างเคารพน้อบน้อม (ทำอยู่แล้ว...)

และมีค่านิยมร่วมของการทำงาน บร.  "เปิดง่าย ใช้ดี มีสำรอง"

• เปิดง่าย คือ อุปกรณ์โสตและสื่อต่างๆ ต้องจัดให้เปิดใช้งานได้ง่าย ไม่ซับซ้อน 
• ใช้ดี คือ อุปกรณ์ต่างๆ ใช้ได้ดี มีคุณภาพดี ภาพคมชัด เสียงแจ๋ว ฯลฯ 
• มีสำรอง คือ หากชำรุดเสียหาย สามารถซ่อมแซมได้รวดเร็ว มีอาไหร่สำรอง stock เสมอ

ส่วนปัญหาเรื่องห้องน้ำ ลิท์ฟ และอินเตอร์เน็ต จะนำเสนอต่อฝ่ายแผนและยุทธศาสตร์ต่อไป

กลุ่มงานแผนและยุทธศาสตร์

กลุ่มแผนและยุทธศาสตร์ทำหน้าที่เหมือน "เสนาธิการ"  สร้าง/ดูแลระบบและกลไกในการทำงานของ GE ทั้งหมด และทำงานเป็น "กองหนุน" ครอบคุมทั้งเรื่องคน งาน และเงิน(งบ) โดยใช้ระบบประกันคุณภาพทั้งภายในและภายนอกเป็นเครื่องมือในการประเมินผลสำฤทธิ์ของงาน การแลกเปลี่ยน "ถอดบทเรียน" ในรอบปีที่ผ่าน พบปัญหาและมีข้อเสนอแนะ ดังนี้

๑) การทำงานที่ไม่เป็นไปตามแผน

การปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินงาน ซึ่งโดยมากเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารหรือหัวหน้าผู้รับผิดชอบโครงการ เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์โดยมุุ่งสู่การบรรลุเป้าหมายตามโครงการ แม้ว่าจะเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล สามารถทำได้ และสมควรทำ แต่เปลี่ยนแผนงานที่มากเกินไป ทำให้เกิดความยุ่งยากในการเบิกจ่ายงบประมาณและพัสดุ  จึงมีข้อเสนอแนะเพื่อการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบและยั่งยืนดังนี้

• ในการตั้งงบประมาณการในแต่โครงการ ผู้จัดโครงการควรพิจารณาอย่างรอบคอบ มีการตรวจสอบข้อมูลค่าใช้จ่ายกับเจ้าของสถานที่ ร้านอาหาร ฯลฯ และมีแผนสำรองหรือป้องกันสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงไป 
• ทุกโครงการต้องได้รับความเห็นชอบจากฝ่ายการเงินก่อนจะเสนอโครงการต่อฝ่ายบริหาร
• ให้ยึดระเบียบการเงินของมหาวิทยาลัยอย่างเคร่งครัด และส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีธรรมาภิบาล 

๒) การสนับสนุนการทำงานด้านอาคารเรียนรวม

กลุ่มสารสนเทศสะท้อนถึงระบบการสำรองพัสดุเพื่อให้สามารถเบิกใช้ได้อย่างรวดเร็ว ฝ่ายพัสดุสะท้อนว่า สิ่งสำคัญคือความชัดเจนในความต้องการ และความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลพัสดุคุรุภัณฑ์ จึงได้เสนอแนวทางแก้ไข ดังนี้

• ฝ่ายพัสดุจัดให้มีการตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลพัสดุ/คุรุภัณฑ์เป็นประจำทุกปี และจัดเก็บในฐานข้อมูลอย่างเป็นระบบ 
• ฝ่ายพัสดุจัดทำระบบสำรองพัสดุสิ้นเปลือง โดยร่วมกับฝ่ายสารสนเทศที่ดูแลอาคารเรียนรวมในการจัดทำข้อมูลความต้องการ
• ฝ่ายพัสดุและฝ่ายสารสนเทศร่วมกันสร้างระบบติดตามคุณภาพของอาคารเรียนรวม และการสร้างบรรยากาศให้เอื้อต่อการเรียนรู้ 

๓)  การทำงานอย่างเป็นระบบและการแก้ปัญหาอย่างยั่งยืน

ปัญหาสำคัญที่ฝ่ายแผนและยุทธศาสตร์พบ คือการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามแผนที่ตั้งไว้ กระบวนกรมีข้อสังเกตว่า การทำงานของส่วนงานต่างๆ ยังไม่เชื่อมโยงสอดรับกันเท่าที่ควร ทำให้การแก้ปัญหาเป็นไปอย่างไม่มีระบบ เป็นการแก้ปัญหาที่ปลายเหตุ ไม่เกิดความยั่งยืน จึงมีข้อเสนอแนะต่อฝ่ายแผนและยุทธศาสตร์ ดังนี้

• ฝ่ายแผนและยุทธศาสตร์ ควรรวบรวมข้อมูลการทำงานและผลการดำเนินงานของทุกส่วนงานอย่างน้อย ๓ ปีย้อนหลัง วิเคราะห์ปัญหา แล้วคิดระบบและกลไกในการทำงานร่วมกันอย่างเชื่อมโยง เพื่อแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบและยั่งยืน เพื่อเสนอต่อผู้บริหารต่อไป
• ปัญหาหน้างานเร่งด่วนที่ฝ่ายแผนและยุทธศาสตร์ ต่อศึกษาปัญหาและเสนอข้อมูลต่างๆ ต่อฝ่ายบริหาร ได้แก่ 
• ปัญหาระบบการลงทะเบียนเรียน
• ปัญหาเรื่องระบบ QC อาคารเรียนรวม
• ปัญหาเรื่องลิฟ์ทอาคาราชนครินทร์ 
• ปัญหาเรื่องอินเตอร์เน็ตอาคารราชนครินทร์
• ปัญหาเรื่องห้องน้ำอาคารราชนครินทร์ 

 ๔) ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร พัสดุ และคุรุภันฑ์

ปัญหาที่สำคัญของฝ่ายโรงพิมพ์ คือ ความเสี่ยงของการจัดเก็บเอกสารต่างๆ โดยเฉพาะข้อสอบ การ KM ทำให้ทราบว่า การจัดเก็บเอกสาร พัสดุ และคุรุภัณฑ์ เป็นปัญหาเร่งด่วนอย่างหนึ่ง ซึ่งนอกจากเสี่ยงต่อการสูญหายแล้ว ยังส่งผลโดยตรงกับความสวยงามเป็นระเบียบเรียบร้อยของภูมิทัศน์ของอาคารราชนครินทร์  จึงได้มีข้อเสนอดังนี้

• จัดสร้างสถานที่จัดเก็บเอกสาร พัสดุ และคุรุภัณฑ์ 
• ปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูลพัสดุคุรุภัณฑ์ประจำปี 
• จำหน่าย จ่าย แจก(บริจาค) พัสดุคุรุภัณฑ์ที่ไม่ได้ใช้งาน

๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐๐

สำนักศึกษาทั่วไป มีแผนจะจัดเวทีสัมนาและแลกเปลี่ยนเรียนรู้รวมกันทั้ง ๓ กลุ่มงาน อีกครั้งหนึ่ง เพื่อร่วมกันสร้างระบบและกลไกการทำงานที่เชื่อมโยงสอดรับกับทุกส่วนงานอย่างเป็นระบบ  จะได้นำมาเขียนบันทึกให้ท่านผู้สนใจอ่านต่อไป