PLC_CADL_026 : AAR เพื่อพัฒนาบุคลากร GE ปี ๕๗ กลุ่มงานสารสนเทศ (๒)

บันทึก ๑ ....

บ่ายของวันแรกเรา "มองปัญหา" จากสายตาของทุกคน (เน้นว่าทุกคน) วิธีการง่าย ๆ ที่เราใช้คือ นั่งล้อมเป็นวงกลม แล้ว "ระดม" กันแบบ "เรียงไมค์" ท้าทายทุกคน "...ดูซิ ว่าจะได้สักกี่รอบ.." โดยให้แต่ละคนบอกเพียง ๑ ปัญหาโดยไม่ซ้ำกัน ถ้าคิดไม่ออก ก็ให้บอกเพียงว่า "ข้าม" ...แต่ก่อนจะเริ่มกิจกรรม เราทำให้ทุกคนเห็นภาพรวมของงาน บร. (คร่าวๆ) โดยให้ "หัวหน้ากลุ่มฯ" เล่าให้ฟัง...

ผมฟังว่า ....

งานของกลุ่มงานสารสนเทศ  คือ การสนับสนุนฝ่ายวิชาการในการจัดการเรียนการสอนให้ดีที่สุด น่าจะแบ่งได้เป็น ๓ ส่วนหลัก ได้แก่ ๑) ส่วนห้องเรียน ๒) ส่วนบรรยากาศการเรียนรู้นอกห้องเรียน และ ๓) ส่วนสนับสนุนระบบประเมินผลและเครือข่ายวิชาการฯ... จาก KM สองวันนี้ ผมมีข้อสังเกตว่า ทุกคนจะเข้าใจเพียงหน้าที่ข้อ ๑) และ ๓) เท่านั้น และแยกย่อยกันชัดเจน คือ งานศูนย์ทดสอบ (E-Testing) ศูนย์ภาษา ศูนย์พัฒนาวิชการฯ ส่วนข้อ ๒) คงต้องไปหาโอกาสคุยกันต่อ ....

ส่วนการเตรียมความพร้อมห้องเรียน เขียนเป็นผังได้ดังภาพด้านล่าง  โดยเปรียบ "ห้องเรียน" เป็นกรอบสีน้ำตาล ซึ่งจะเชื่อมโยงกับส่วนงานและระบบอื่นในกล่องสีน้ำเงิน ดังนี้

• บอร์ดบริหารอนุมัติการเปิดรายวิชาในภาคการศึกษานั้นๆ 
• วิชาการดำเนินการจัดตารางเรียนตารางสอน กำหนดจำนวนนิสิตที่ลงทะเบียนในแต่ละกลุ่มเรียน กำหนดห้องเรียน กำหนดอาจารย์ผู้สอน ... นิสิตและอาจารย์สามารถใช้ระบบระเบียนของมหาวิทยาลัยในการดำเนินการ ตั้งแต่รับลงทะเบียนจนถึงทดสอบประเมินผล ซึ่งระบบ E-Testing คือหนึ่งในหน้าที่ของกลุ่มงานฯ ด้วย
• แต่ละอาคารเรียนจะมี เจ้าหน้าที่บริการ "บร." ทำหน้าที่ ดูแลและเตรียมความพร้อมของห้องเรียน ซึ่งต้องเช็คให้พร้อม 
• เก้าอี้เรียนเพียงพอและอยู่ในสภาพใช้งานได้ดี 
• อุปกรณ์โสตทัศน์ ได้แก่ คอมพิวเตอร์+อินเตอร์เน็ต โปรเจ็คเตอร์ วีชั่นไลเซอร์ ไมโครโฟน+ระบบเสียง  
• อุปกรณ์อำนวยความสะดวก ได้แก่ แอร์ฯ พัดลม ม่านบังแดด 
• กำกับดูแลความสะอาด ร่วมกับแม่บ้าน (มบ.) ประจำตึก 
• เมื่อเกิดปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์การเรียนการสอน อาจารย์ผู้สอน (อจ.) สามารถโทรศัพท์ไปที่ ๑ คือเบอร์ บร. ที่เขียนติดโชว์รอไว้บนโต๊ะ อจ. นั่นเอง  บร. ก็จะทำงานร่วมกับ มบ. ในการให้บริการต่อไป 
• หรือหากโทรติดต่อ บร. ไม่ได้ อจ. ก็สามารถโทรศัพท์ไปยังเบอร์ที่ ๒ Call Center ที่ หัวหน้า บร. ประจำอยู่ ซึ่งจะแจ้งให้ บร. ที่อยู่ใกล้ที่สุด ได้เร่งรุดไปให้บริการต่อไป 
• ทุกๆ เดือน กลุ่มงานฯ จะมี KM ย่อย เพื่อตรวจสอบพัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้สอย ซ่อมแซมในห้องเรียน โดย บร. จะสำรวจตรวจตรา ตามตารางเวลาที่กำหนด  หัวหน้า บร. รวบรวมเสนอต่อฝ่ายบริหาร เพื่อแจ้งสั่งอย่างเป็นทางการให้ฝ่ายพัสดุจัดซื้อทำ Stock สำรอง และส่งสิ่งของนั้นให้ บร. ไปดำเนินการต่อไป ..... 
• อีกกรณีที่พบมีบ่อยคือ อจ. ขอใช้ห้องเรียนนอกตารางเวลาที่จัดให้  โดย GE ได้พัฒนาระบบ "สำรองห้องเรียนรวม" มาเพื่อให้ความสะดวกกับ อจ. ที่สุด ตามขั้นตอนดังนี้ 
• อจ. แจ้งจองห้องเรียนผ่านระบบได้ที่ www.genedu.msu.ac.th ล่วงหน้าอย่างน้อย ๑ วันทำการ
• รอแจ้งผลการอนุมัติผ่านระบบออนไลน์ 
• ถ้าได้รับการอนุมัติ บร. เตรียมความพร้อมของห้อง โดยแจ้ง มบ. ให้เปิดห้องและทำความสะอาด 
• ฯลฯ  ... (หากสงสัยเรื่องการทำงาน โทรไปที่ หัวหน้า บร. ก็แล้วกันครับ เบอร์อยู่ที่หน้าโต๊ะสอน)

ผลการระดมปัญหา เชิญท่านพิจารณา แผนผังความคิดด้านล่าง

ผมสังเคราะห์ (หลังจากวิเคราะห์เป็น ๓ ประเภท ตามเทคนิคนี้) เอาส่วนสำคัญได้ว่า ปัญหาใหญ่ๆ ที่บุคลากรสะท้อนมา แบ่งได้เป็น ๔ ประการ ที่ต้องแก้ไขแบบเร่งด่วน ได้แก่

• ปัญหาเรื่องห้องเรียน
• ปัญหาเรื่องห้องน้ำตึก RN
• ปัญหาเรื่องลิฟท์ (Lift) ตึก RN
• ปัญหาอินเตอร์เน็ต

ซึ่งบุคลากร บร. ระดับปฏิบัติการ ดำเนินการได้เพียงเรื่องแรก เรื่องห้องเรียนเท่านั้น ส่วน ๓ ปัญหา ต้องเป็นหน้าที่ของ ฝ่ายบริหาร+หัวหน้าสำนักงานฯ+หัวหน้า บร. ที่ดูงานอาคารฯ .... ซึ่งผมเองจะนำไปคุยกับ ผอ. โดยด่วนครับ

สำหรับปัญหาเรื่องห้องเรียน ผมได้เสนอภาพถ่ายเชิงพากษ์ ที่ได้จากการตรวจเยี่ยม  เช่น ภาพต่อไปนี้ ...

เป็นต้น....

ช่วงท้ายของบ่ายวันเดียวกัน.. เราช่วยกันเสนอหาวิธีแก้ปัญหา เท่าที่ "หน้างาน" ของเราจะทำได้ เสนอดังในแผนผังเดียวกัน ...

เราตกลงว่า จะกลับมาทำหลายอย่าง เพื่อให้ห้องเรียน "เปิดง่าย ใช้ดี มีสำรอง" ซึ่งจะขอยกไปเขียนไว้ในบันทึกหน้าครับ...