PLC_CADL_035 : วางวิธีปฏิบัติ "จัดการกับปัญหา" (๑)

ปี ๒๕๕๗ สำนักศึกษาทั่วไป มหาวิทยาลัยมหาสารคาม นำกระบวนการ KM มาเป็นเครื่องมือพัฒนาศักยภาพบุคลากรอย่าง "มุ่งมั่น" โดยจัด KM-รายกลุ่มงาน ๓ เวที นอกสถานที่ ดังที่ได้สรุปไว้ในบันทึกที่ผ่านมา (ที่นี่)

วันที่ ๗ มิถุนายน ๒๕๕๗ เราทำ KM กันที่ห้องรับแขกใน "บ้าน" (หมายถึงห้องประชุม GE-MSU) อีกครั้งหนึ่ง เพื่อสรุปปัญหาและเชื่อมโยงวิธีการแก้ไขปัญหาของแต่ละกลุ่มงานเข้าด้วยกันโดยตั้งประเด็นว่า "อะไรที่เราต้องแก้ไขร่วมกัน"  และร่วมกันระดมสมองลอง "วางแนวปฏิบัติ" ของแนวทางการแก้ปัญหาที่ได้สรุปมาตั้งแต่การ KM รายกลุ่มงาน

อะไรที่เราต้องแก้ไขร่วมกัน 

ผมเสนอ ๔ ประเด็น ที่ผมเห็นจากการทำหน้าที่เป็น "กระบวนกร" ในเวที KM รายกลุ่มงานที่ผ่านมา ได้แก่

• ระบบควบคุมคุณภาพห้องเรียนรวม (QC-CR)
• ระบบควบคุมคุณภาพห้องน้ำตึก RN (QC-RR)
• ระบบการเบิกจ่าย
• การลงทะเบียนเรียนของนิสิตในช่วง "Peak" 

ไม่มีใครเพิ่มเติมประเด็นอะไรเมื่อผมเปิดโอกาสให้เสนอ จึงได้กำหนดกิจกรรมแลกเปลี่ยนระดมสมองกลุ่มย่อย ให้เลือกเอาปัญหาที่สรุปมา ร่วมคิดหาและ "วางแนวปฏิบัติ" ให้ชัดเจน โดยให้เวลาประมาณ ๑ ชั่วโมง ก่อนจะกลับมานำเสนอให้ทุกคนฟังร่วมกัน

ใครที่เกี่ยวข้องกับการเบิก-จ่าย มาทางนี้ 

กลุ่มย่อยสำคัญและคุยกันอย่างแข็งขันมากๆ คือ กลุ่มการเงิน ปัญหาที่พบมากคือ ความยุ่งยากในการ "เคลียร์เงิน" หลังจากจัดโครงการแล้ว เพราะรายการบางอย่างเบิกได้บางอย่างเบิกไม่ได้ วิธีแก้ไขที่เป็นผลสรุป คือ ให้ทุกคนที่จะจัดโครงการปรึกษาการเงินก่อนตั้งแต่ขั้นตอนการร่างงบประมาณของโครงการ และกำหนดขั้นตอนเพิ่มว่า ก่อนจะนำเสนอห้วหน้าสำนักงานฯ ต้องมาผ่าน "การเงิน" เห็นชอบด้วย  ดังแผนผังนี้

และเมื่อโครงการได้รับการอนุมัติ ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถยืมเงินทดรองจ่าย ได้ตามแผนผังคล้ายกันนี้ ดังนี้

ผมคิดว่า "ผังขั้นตอน" ตามภาพข้างต้น ๒ ภาพนี้ ไม่มีความจำเป็นต่อบุคลากร GE โดยเฉพาะสมาชิกที่ได้พูดคุยกันจนได้ "ผังภาพ" นี้ออกมา มากนัก เพราะการทำ KM ที่ดีจะทำให้พวกเขามีความเข้าใจ "ถึงใจ" ไม่ต้องมาเปิด "ตำรา" การทำงาน "ทำงาน" การ "แก้ปัญหา" กลายมาเป็น "การวิจัยหน้างาน" หรือ R2R ที่ฝ่ายพัฒนาคุณภาพ GE ส่งเสริมอยู่นั้่นเอง

บันทึกต่อไปมาว่ากันเรื่อง "พัสดุ" ครับ